Más allá del simple almacenamiento de archivos en los sistemas de la nube, para tener un sistema de copia de seguridad ( backup ), también se utiliza el almacenamiento online como un último recurso. Por ejemplo un examen o algún otro documento que se debe realizar alguna presentación que se lleva preparada no funciona en el último momento, o simplemente el extravío de la unidad USB dónde estaba almacenada. Estos son algunos ejemplos donde vendrá bien conocer las diferentes opciones para trabajar con la ofimática en la nube.
Más allá de esta alternativa existen otras opciones que permiten trabajar mejor, puesto que una de las funcionalidades que muchos de los programas que permiten editar documentos online fomentan y promueven la edición colaborativa, es decir, poder editar un documento entre varios usuarios de forma simultánea, con las ventajas que puede traer para las empresas , procesos o instituciones esta cuestión. Hay varios tipos de alternativas, desde aplicaciones especialmente pensadas para las pequeñas empresas hasta otras pensadas más para el mundo de la informática personal a las que se puede sacar buen partido.
Estas son algunas de alternativas gratuitas y disponibles con sus principales características.
Office Web Apps y Skydrive
Es una de las alternativas de las que la empresa, sobre todo las más pequeñas, pueden hacer uso puesto que quizás está más orientada al mundo del usuario doméstico. Para utilizarla sólo se necesita tener una
Windows Live ID ( dirección de Hotmail ). Usa como almacenamiento el sistema
Skydrive que facilita un espacio de 25 GB. Los programas que se pueden utilizar bajo esta modalidad son los que pertenecen a Microsoft;
Word, Excel, PowerPoint y OneNote.
SkyDrive permite editar documentos por medio del navegador, por lo que no es necesario tener ninguno de estos programa instalados en los equipos. Si se dispone de alguna versión de Office, se puede subir los documentos directamente con la opción de guardar y enviarlos al almacenamiento online. También es posible crear documentos online desde el navegador. Las características de edición son muy básicas y esto es una limitante para el tipo de documentos que se pueden almacenar.
Es posible editar los documentos entre varios usuarios a la vez. Para ello lo primero es facilitar el acceso a los usuarios con los que se desea compartir el documento. Cada usuario puede editar una parte del documento que quedará resaltado con un color distinto para cada usuario, de manera que se puede realizar una presentación, un documento para una ponencia, o una propuesta en la que varios usuarios de varios departamentos trabajan a la vez y lo que es mejor, cada uno puede estar en una ubicación distinta.
Los navegadores compatibles incluyen Internet Explorer (versiones 7 en adelante), Mozilla Firefox (versiones 3 en adelante), Safari (versiones 3 en adelante) y Google Chrome (versiones 9 en adelante).
Google Docs
Google ofrece a todos aquellos que adquieran su cuenta de correo (
Gmail) el acceso a múltiples herramientas online. Entre las más conocidas están
Google Earth, Google Calendar, Album de Fotos Picasa y, especialmente útil para la enseñanza,
Google Docs.
Google Docs es un gestor online de documentos. Permite subir todo tipo de documentos a la cuenta de Google y desde allí es posible ordenarlos en carpetas y crear enlaces para insertar en un blog o en la web. De esta forma, es como tener una especie de disco duro virtual. Actualmente
Google Docs permite subir archivos de hasta
250 Mb. La capacidad de almacenamiento gratuita es de 1 Gb. Cada usuario tiene un límite de 5.000 documentos y presentaciones y de 5.000 imágenes.
Tipos de archivo que soporta Google Docs:
- Documentos de texto (hasta 500 Kb): HTML, TXT, DOC, DOCX, RTF, ODT o SXW.
- Presentaciones (máximo 10 Mb o 200 diapositivas): PPT o PPS.
- Archivos PDF (máximo 10 Mb).
- Hojas de cálculo (máximo 1 Mb): XLS, XLSX, CSV, ODS, TXT, TSV o TSB.
- Archivos de vídeo (máximo 40 Mb): .FLV, .DIVX, .AVI.
- Además esposible almacenar otro fotmato para archivos.
Los documentos pueden ser subidos a Google Docs desde un procesador de textos, una hoja de cálculo, un editor de imagen, pero desde Google Docs también se pueden crear o modificar, sin tener que abrir esas aplicaciones.
Desde esta dirección se puede acceder a un tutorial para implementar
Google Docs
En comparación con las alternativas de Microsoft no cuenta con una opción de escritorio que le añada funcionalidad avanzada, con en el caso de MsOffice, y además la compatibilidad de los formatos entre MS Office y Google Docs no será óptima, y se pueden producir alguna variación en la interpretación de los formatos, que sólo garantiza Microsoft.
Zoho Docs
Zoho es una de las alternativas online para las empresas que incluye un ecosistema de aplicaciones más completo, aunque sin embargo su popularidad es mucho menor. Existe la posibilidad de un CRM, aplicaciones de facturación o gestión de proyectos, entre otros. En el campo de la ofimática
Zoho Docs, una alternativa similar a
Google Docs.
Se pueden organizar los documentos en distintos espacios de trabajo y administrar el acceso de los distintos usuarios a los mismos. También hay disponibles un procesador de textos, una hoja de cálculo y un creador de presentaciones. Tiene disponibles complementos para Microsoft Office que facilitan la relación con esta suite de escritorio para editar, crear y subir a la nube cuando se desee.
Además de la colaboración online otra de las características que cabe destacar es la posibilidad de editar documentos aunque no exista conexión de Internet, en un momento puntual, y el documento se sincronizaría al recuperar la conexión. una de las mejores opciones para trabajar online que no tiene nada que envidiar a las herramientas disponibles de Google, excepto en la herramienta de correo donde Gmail es más completo. La aplicación permite hasta 1 GB de almacenamiento gratuito, sólo necesitas registrarte de forma libre para gozar de Zoho Docs.
Aplicaciones de Zoho Docs
Zoho Writer: procesador de texto. Hace casi lo mismo que Microsoft Word u OpenOffice.org Writer. Cuenta con corrector ortográfico, opciones deshacer/rehacer multinivel (se pueden recargar o eliminar varias acciones realizadas, una tras otra), abre archivos DOC, ODT, SXW (los de OpenOffice), HTML, RTF, JPG, GIF, PNG, y almacenamiento ilimitado de documentos.
Zoho Sheet: hoja de cálculo. Muy similar a Microsoft Excel u OpenOffice.org Calc. Permite trabajar con fórmulas, insertar gráficas, el uso de mashups, ofrece soporte al formato OpenDocument. Se trata de que trabaje el servidor a la hora de cargar la página, dejando para el ordenador una pequeña parte del proceso. Este trabajo independiza la velocidad de carga del equipo con el que nos conectamos, haciendo que Zoho Sheet funcione de forma adecuada con equipos con poca capacidad. Claro está que un equipo con buena capacidad cargará antes que uno lento, pero de esta manera se hacen manejables grandes archivos de hojas de cálculo en equipos con menos recursos.
Zoho Show: editor de diapositivas. Parecido a Microsoft PowerPoint u OpenOffice.org Impress. Cuenta con varias plantillas prediseñadas, abre archivos PPT, PPS (los deMicrosoft), ODP y SXI (los de OpenOffice), y ofrece almacenamiento ilimitado de presentaciones. Permite añadir a las diapositivas sombras y reflejos, insertar formas dinámicas que se puedan transformar o modificar para adaptarse a una diapositiva en particular. Además han renovado los diseños para poder adaptar las diapositivas al medio en el cual vamos a proyectar o el tamaño de papel de carta. La facilidad que nos da para cambiar el diseño online en un par de minutos hace que podamos adaptar la presentación de forma rápida para que resulte más atractiva.
Zoho calendar: aplicación de calendario online, nada que explicar, se trata de un calendario como el de Microsoft Outlook con eventos, citas, etc.
Zoho invoice: permite la creación de presupuestos y facturas a sus clientes en función de los productos y servicios que se les ofrece. Además ofrece a los usuarios empresariales un entorno limpio, claro y elegante el cual se puede modificar en base a unos temas disponibles basado en una serie de colores. También en el primer momento de usar la aplicación,se les lleva por una serie de pasos para adaptar la aplicación a las condiciones concretas de sus empresas así como de las condiciones fiscales del lugar donde están situados. Además, dentro de dicha configuración, se podrá añadir el logotipo de la empresa tanto en la propia aplicación como dentro de las facturas, así como la configuración de los pagos a través de Paypal, único método disponible para los pagos online.
Zoho es una plataforma ideal para el ámbito profesional. Miles de empresas lo usan para integrar sus plataformas de atención al cliente, servicios de email, editores de documentos, sistemas de creación de formularios y demás productos disponibles. Al tener planos gratuitos bastante limitados no es muy adecuado para quien trabaja con muchos documentos sin presupuesto para ampliar los límites y sí para quien prefiere pagar y tener varios productos integrados los unos con los otros.
